• Av Vibeke Pålhaugen
• Skriven 01/24 2017 kl 02:22 -

Förbud är ett sätt att tackla en osund jobbrelation. Att städa trappan uppifrån är en annan

Vi är helt betuttade, men vi har tveklöst att göra med en tidstjuv och koncentrationsdödare. Sisådär tjugo år ut i den osunda relationen är hyllmeter med forskning överens om att den som lyckas tämja odjuret får uppleva inte bara att få mer gjort, men också lägre stress och bättre välmående.  

Som bekant är problemet är att den fantastiska mejlen lockar oss in i ett ekorrhjul av läsa-svara-läsa-svara-läsa-beteende, där det är akut bråttom att få iväg våra svar. Åtminstone är det brådskande för mottagaren. Mejlen stressar, irriterar och distraherar. 

Olika studier uppskattar att vi och våra tjänstemannamedarbetare spenderar cirka 20–30 procent av arbetstiden på att skriva, läsa och svara på mejl. Och vi kollar inkorgen omkring 80 gånger per dag! Exempelvis studerade man chefernas mejlkorrespondans på två dussin globala företag, och såg att cheferna kastade bort cirka en halv arbetsdag i veckan på att läsa mejl de aldrig skulle ha fått och på att svara på mejl de aldrig skulle ha svarat på. Sammanfattningsvis ägnar vi en arbetsmånad per år åt att göra ingenting. Tillkommer gör distraktionen – Bodils Jönsons kända ställtider – som ytterligare ökar på tiden som vi slösar bort, till en nivå vi knappast vill räkna på.

Så för alla chefer med krav på sig att öka produktiviteten och/eller minska stressen är mejlen en enkel måltavla. Enligt forskningen kommer en mindre dysfunktionell mejlvardag att ge direkt effekt på såväl resultatet som på välmåendet. Men hur gör vi chefer då för att underlätta för oss alla att ägna oss åt viktigare sakar än att läsa och svara på mejl vi aldrig borde ha fått? Nedan finns några exempel som kanske kan inspirera: 

 Förbjuda interna email
Atos Origins vd Thierry Breton genomförde en mejlanalys där slutsatsen blev att enbart 10 procent av de mejl som hans 76 000 medarbetare fick varje dag gjorde nytta för verksamheten. Så han förbjöd interna mejl helt och hållet, utbildade sina chefer och ”ambassadörer” samt införde ett IM system. Tre år senare hade de fått ned mejlvolymen med 60 procent och de anställda beskriver sig själva som mer produktiva och samarbetsorienterade. Lönsamheten i bolaget steg.

 Förbjuda interna mejl under vissa dagar
PBD Worldwides vd Scott Dockter införde mejlfria fredagar för nio år sen. I tillägg till ökad produktivitet, minskad stress och bättre samarbete så uppskattar medarbetarna speciellt att kunna gå på helg med en tom inbox!

 Förbjuda mejl under vissa timmar
Reliable PSDs medgrundare Louisa Levit har infört en dag i veckan där de bara jobbar i mejlen en timme på morgonen och en timme innan arbetsdagens slut. Att begränsa hur många gånger vi kollar och jobbar i mejlen har vetenskapligt positiv effekt på produktiviteten och stressen, och är därför klokt att tillämpa dagligen. 


 Förbjuda email utanför arbetstid och under ledigheter
Tyska företagen Volkswagen, BMW och Puma har infört restriktioner gällande att ringa och mejla utanför arbetstid och under ledigheter. VW stänger ned mejlservern en halvtimme efter arbetsdagens slut. Andra företag som Daimler raderar alla mejl som kommer under sommarledigheten.

Tyska arbetsdepartementet införde 2013 ett förbud för departementets chefer att mejla (och ringa) anställda utanför arbetstid. Fransmännen införde i januari i år en lag som ger anställda ”the right to disconnect”, det vill säga att inte svara på mejl eller telefon efter arbetstid.

Åtgärderna ovan har inte produktiviteten som främsta fokus, utan snarare medarbetarnas välmående och respekt för deras lediga tid. Godhjärtat och hedersamt, men det finns en risk att åtgärder som dessa tacklar symptomen snarare än problemet. Nämligen den hiskliga volymen av mejlkommunikation som distraherar och inte skapar värde! Volymen kvarstår, men med mindre tid och flexibilitet att hantera den. 

 Cheferna går före

Chefsgruppen på Londonföretaget International Power bestämde sig för att begränsa sitt eget mejlande med 20 procent på fyra månader. De var övertygade om att det skulle medföra positiva effekter också för medarbetarna.

Efter en kort utbildning satte cheferna igång, genom att fokusera på att begränsa sitt vidarebefordrande, begränsa mottagarlistan, att inte svara på alla mejl och att mer selektivt välja mejl som kommunikationsmedel. De individuella chefsresultaten följdes upp veckovis och efter tre månader hade chefsgruppen sänkt sitt mejlande med 54 procent. Medarbetarna i sin tur hade avlastats med 64 procent av sitt mejlande. Resultat: 10 400 besparade arbetstimmar och en ökad produktivitet med 7 procent enbart genom att cheferna bestämde sig för att bli goda (mejl)förebilder. Liknande exempel och studier kan du läsa om i januariutgåvan av The Harvard Business Review.

Visst är det härligt att det finns en väg för oss chefer att gå, som inte kräver förbud och policies?! Och som till råga på det är så att säga gratis. Att städa trappan uppifrån kan trots sin självklara logik vara svårt, men när det kommer till att fixa våra verksamheters dåliga mejlrelation så är det enkelt. Vi chefer måste bara bestämma oss först – att det nu är på hög tid att städa trappan. 

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du Vibekes blogg direkt i din mejl varje onsdag.

• Dela