• Av Vibeke Pålhaugen
• Skriven 04/30 2014 kl 09:11 -

Chefer ska ryta till mot stölder och vårdslöshet på jobbet

Jag tappar hakan. Svaret på min fråga var högst oväntat, men samtidigt känner jag en stark och olustig doft av igenkänning. Mina mötesgäster har precis berättat om hur de använder höghöjdsbanor för att träna personer i att utmana sina rädslor och våga mera. Jag frågar vad deras kunder i allmänhet önskar sig av modet. Svar: Arbeta mindre.

Ta kontroll över din tid, blockera tid i almanackan, säg nej till möten och kolla mejlen endast två gånger per dag är goda råd du säkert har fått som chef. Svårigheten är bara att om du är ensam om att managera din tid i en miljö där motsatsen är normen så kan du snabbt bli marginaliserad och hamna utanför flödet. Som alla beteendeförändringar så är sannolikheten att lyckas störst om man gör det tillsammans.

Tid är en mycket kär och knapp resurs inte bara för oss som privatpersoner, men i högsta grad även för våra verksamheter. Är det då inte besynnerligt att den guldklimpen i stor utsträckning är omanagerad? Få verksamheter har nämligen koll på den tid chefer och medarbetare spenderar i möten, på mejlen, på chat, i telefonen med mera. Att få gå på ett 300 kronors frukostseminarium kräver godkännande av chefen, medan att boka in en intern halvdagskonferens begär varken mandat eller räknar-vi-hem-det-kalkyl. Visst är det konstigt, för bara lönekostnaden för ett internmöte med 6-8 personer uppgår till flera tiotals tusen.

Jag rekommenderar alla chefer som söker modet och övertygelsen att ta upp kampen om tiden att läsa caseartikeln ”Your scarcest resource” i maj-utgåvan av Harvard Business Review. Till er som vill ha en kortversion ur ett chefsperspektiv så kan jag sammanfatta de åtta sidorna så här:

1) Översköljd av e-kommunikation
I 1970 hade en chef i genomsnitt 1 000 externa kontakter per år. Idag ligger vi chefer på i genomsnitt 30 000 externa kontakter per år! Bakom den otroliga tillväxten ligger som bekant ny teknologi och mer lär det bli. Det är nära till hands att fundera över vilket värde du skapar när du varje dag ägnar dig åt inkorgens 200 nya mejl.

Källa: Harvard Business Review, Maj 2014

2) Sänkt av möten
Ny teknologi har gjort det både enklare och billigare att boka in och medverka i möten. Vi chefer har aldrig suttit i så många och långa sammanträden som idag och den 20-åriga tillväxttrenden spås bara fortsätta.

Vi chefer tycker dock dessvärre att 50-70% av mötena är ineffektiva och bortkastat tid. Rastlösa mötesdeltagare tappar fokus och skickar mejl istället. Vilket gör mötena ännu mer ineffektiva. Åtgärd: Vi bokar in ett nytt möte för att jobbet ska bli gjort! Vi ödslar dysfunktionaliteten med mer av samma sort.

3) Inavelssamarbete
Mer uppmärksamhet till våra kunder, fler samarbetspartners, tät samverkan mellan affärsområden och närmare kontakt mellan huvudkontoret och lokala enheter. Den dramatiska ökningen i kommunikation och möten är guld för våra verksamheter! Eller? Nej, tyvärr inte. Undersökning visar att 80% av den tiden vi umgås andra – elektronisk eller i möten – spenderar vi med skrivbordsgrannen!

4) Inget brott, inget straff
Till trots för att teknologin gör det busenkelt att med personintegriteten intakt mäta hur chefer och medarbetarna använder sin tid, så gör vi det inte. Och varför skulle vi följa upp, vi har ju varken budget eller mål för hur det dyrbaraste av allt spenderas!? Vår allas slöaktighet med egen tid och tjuverier av andras får därför fortgå ostraffad. Samtidigt som inga belöningar delas ut till den chef som visar respekt för såväl andras som egen tid.

Nuläget är helt bedrövlig, men framtiden är ljus. Lösningen är nämligen vardagskost för oss chefer; fokus, mål, mäta, uppföljning och belöning. Alla skulle gynnas. Du, verksamheten och inte minst medarbetarna som tårögd kommer att tacka dig. Frågan är bara om vi har modet att sluta stjäla av andras tid och att ryta till varje gång vi blir bestulna på det finaste vi och våra verksamheter har? Just nu känns det kriminellt att låta bli, men om jag blir ensam och inte vågar så lär det nog bli höghöjdsbana på mig i augusti!

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du Vibekes blogg direkt i din mejl varje onsdag.

• Dela