• Av Vibeke Pålhaugen
• Skriven 05/26 2015 kl 03:15 -

Chefers hysteriska mötesvardag. Tack till Facebook och kompiskulturen

Det var med förväntansfull längtan jag gick på möten. Det hände inte så ofta. I bästa fall en gång i veckan. En mötesintensiv vecka två. Vi klädde upp oss, lusläste såväl agendan som underlaget som hade kommit med (intern)posten och vi njöt av fikat (våfflor) som dukades fram för det speciella tillfället. Vi lämnade mötena stolta över de stordåd vi hade uträttat tillsammans och de beslut som hade fattats. Det var under början av 90-talet det. Innan möteshysterin vällde över vårt arbetsliv.

Dagens chefsvardag erbjuder inte längre en ljuv längtan efter möten. Chefer lägger numera 1,5-2,5 dagar i veckan i sammanträden. Och ännu mera oroväckande; chefer anser att 50-80% av mötestiden är bortkastat. Antingen för att mötet är illa genomförd och/eller för att man inte borde ha varit närvarande alls.

Status är att vi lägger mer tid på möten för att prata om vårt jobb än vi faktisk lägger på att göra vårt jobb. I tillägg erbjuder möten staplade på varandra en pärlrad av ställtider som gör möteskostnaden ännu högre. Lägg till att vi betar av mejl 1-1,5 dagar i veckan och det är inte konstigt att vi upplever att det är svårt att få något riktigt jobb gjort. Jag skulle dock inte påstå att det är svårt. Det är omöjligt.

Möteshysterin skapar stress och frustration hos såväl oss chefer som hos våra medarbetare. Så varför sätter vi inte bara stopp för eländet? Jag är enormt nyfiken på just det. Varför vi har så många möten och varför har vi så svårt att genomföra dem på ett vettigt sätt? Här är vad jag har kommit fram till:

 VARFÖR MÖTESEXPLOSION?
Huvudorsaken till mötesexplosionen är ett arbetsliv där uppdrag och ansvar är mer komplext och otydligt än tidigare och där fragmentiseringen av arbetet och ökat fokus på samarbete har gjort det allt svårare att se den enskilda personens bidrag till resultatet. Den ökade osäkerheten som detta innebär försöker vi hantera genom att gå på möten.

Scen att synas för att räknas
Det ligger i den mänskliga naturen att andra behöver se våra insatser för att vi ska räknas. Desto flera som ser att vi bidrar, desto viktigare blir vi. I ett arbetsliv där det är alltmer otydligt för såväl individ som omgivning vad individen bidrar med sittandes vid sitt skrivbord blir möten ett sätt att skapa en scen. Men vår strävan efter synlighet skapar inte bara möten, den genererar också oviktiga agendor, cirkelresonemang och ändlösa diskussioner utan vare sig slutsatser eller beslut. Så att vi kan boka in flera möten. Vi gnäller, frustreras och upplever stress över alla våra möten, men på en nivå älskar vi det också. Att bli inbjuden betyder att vi räknas och en möjlighet att visa att man faktisk gör en insats på jobbet.

Låt oss prata om…cykelställsfrågor
Parkinson's Law of Triviality – cykelställsfrågeeffekten – ger oss mängder av möten för att diskutera oviktiga frågor. Människor drar sig nämligen för att snacka om de stora, komplexa och viktiga besluten eftersom det medför en risk för att man ska göra bort sig. Att med kraft och tyngd engagera sig i cykelställsfrågor erbjuder däremot en möjlighet att med stor synlighet göra en (riskfri) insats.



Sprida ansvar och skjuta på beslut
Svårare och mer otydliga uppdrag gör lockelsen att sprida ansvaret på så många som möjligt stor. Till det är möten ett alldeles utmärkt verktyg. Dessutom lättar möten ångesten över att behöva fatta svåra beslut eftersom möten är ett bättre verktyg för att försena beslut än att fatta dem.

Helt enkelt en efterlängtad paus
Knäpigare uppdrag och en jäktig chefsvardag. Vi ska inte underskatta mötenas möjlighet till vila och återhämtning. Cykelställsfrågor, socialt prat och att nu och då få vara en åhörare.



Kalenderbokningar & ny mötesteknik
Mejlprogrammets kalenderbokningsmöjligheter har gjort det dramatisk mycket enklare att boka möten. Och ny mötesteknik har gjort det möjligt att genomföra fler möten för många fler.

 VARFÖR SÅ SVÅRT ATT GENOMFÖRA VETTIGA MÖTEN?
Ett enkelt Google-sök ger miljontals artiklar som beskriver de usla mötenas karakteristika och hur att genomföra bra möten. Variationen i läsningen är nästintill obefintlig och innehållet är långt ifrån rymdforskning. Hur kan det då ha sig att vi så alltför sällan förmår att få till vettiga möten? Jag ser några förklaringar.

Affärsmöten i vi-är-alla-kompisar-på-jobbet-kulturen
Jag undrar om inte den största boven bakom våra usla jobbmöten är att vi i dagens numera översociala vi-är-alla-kompisar-arbetsliv inte längre förmår skilja på ett jobbmöte och en privat sammankomst. I disfavör jobbet. Det är en sällsynt tråkig och dålig kompis som anordnar kompiträff och som…

• Anstränger sig för att inte bjuda in fler än högst nödvändigt. Desto färre, desto bättre.
• Ser till att träffen tar så liten tid som möjligt i anspråk. Att ta bort stolar och bord underlättar.
• Säkerställer att alla från början vet starttid och vilken tid de förväntas gå hem.
• Börjar på prick utsatt tid med att äta, dricka, umgåes mv. Väntar inte på någon, ignorerar sent ankomna kompisar och låser dörren efter 15 minuter.
• Inleder med att tydliggöra syfte, mål och noggrant utvalda samtalsämnen för träffen. 
• Tillrättavisar kompisar som
  • Avviker från agendan.
  • Hittar på egna samtalsämnen.
  • Upprepar sig själva eller vad någon annan har sagt.
  • Kollar telefonen eller på annat sätt kommunicerar med omvärlden. Det bästa är i regel att be dem lämna sällskapet.
• Summerar diskussionerna och driva fram beslut. 
• Slutar i tid. Och en ännu bättre träff blir det om om gästerna får gå hem tidigare än förväntat.

Facebook-sjukan har nått mötesrummen
Mycket tack vare sociala medier är det inte längre kvalitet, men kvantitet av input under möten som räknas. I de sociala medierna handlar deltagande i regel om att dela så mycket som möjligt om allt och ingenting, direkt följd av en otålig väntan på att människor ska gilla eller kommentera vårt bidrag. Det beteende har kommit in i våra jobbmöten: alla deltar, alla delar och alla förväntar sig att deras bidrag ska få sin rättmässiga andel av uppmärksamhet och uppskattning.

Alla duckar. Alla gnäller.
Det kan vara så att alla våra usla möten beror på att vi inte har fått lära oss hur ett bra möte genomförs. Om i tillägg omgivningen undlåter att ge feedback till usla mötesanordnare och ohyfsade mötesdeltagare så är det ett säkert sätt att befästa eländet. Istället för att ge återkoppling grämer vi oss, kollar mejlen, tar telefonsamtal eller dagdrömmer.

Om vi vet varför så många och varför så svårt att få till vettiga möten så finns det helt klart en möjlighet att undvika att ödsla 1-2 dagar i veckan på något som inte skapar annat än frustration och stress. Framtiden känns nu lite ljusare!! Låt oss dock avstå ifrån att räkna på hur många år av vårt liv vi redan har kastat bort i meningslösa möten…. .
 

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du Vibekes blogg direkt i din mejl varje onsdag.

• Dela