• Av Vibeke Pålhaugen
• Skriven 04/17 2013 kl 09:23 -

Hopplösa möten och vårt besynnerliga chefsbeteende

Jag är ansvarig för min beskärda del av hopplösa möten. Som strukturfascist är inte min utmaning agenda, förberedelser, syfte med möte, protokoll och evaluering mv. Jag behöver inte stora gnuttan av självinsikt för att se att min svaghet är att jag kan tillåta för mycket utsvävningar. Vilket är mycket besynnerligt, eftersom jag inte är förtjust i möten alls! Tidigt i chefskarriären hade jag även en annan brist; för mycket struktur. Den gången hade jag en medarbetare av den norrländska tystlåtna, men tydliga sorten. En som vågade säga ifrån: ”Vibeke, dina möten är meningslösa. Kan du inte bara mejla ”agendan” så har vi att-göra-listan klar.” Hon hade rätt, min agenda hade karaktär av aktivitetsplan (skadat efter många år som projektledare). Evigt tacksam har jag aldrig gjort samma misstag igen.

Chefer spenderar kring 15-20 timmar per vecka i möten. Det är cirka 30-40% av arbetstiden. Våra medarbetare sitter något mindre i möten och i snitt lägger verksamheter cirka 25% av arbetstiden på möten. Det varierar lite mellan länderna, men cheferna upplever att 40-70% av mötena är bortkastat tid. Tidstjuv och produktivitetssänkare.

”Ett exempel (på tidstjuvar) är möten. Jag hatar möten, de är hemska tidsförstörare som ibland luckrar upp ansvaret. Jag tycker att det har blivit värre med åren. Möteskultur i näringslivet är en kräftsvulst och Sverige ligger nära botten i detta avseende.”

Percy Barnevik, SvD Näringsliv, 16 mars 2013
 

I si sådär 20 års tid har arbetslivet varit medveten möteströttheten. Vi har gått våra kurser och vi vet allt om vikten av agenda, mötesmål, förberedelser, disciplin i mötet, protokoll och utvärdering. Trots det har inget förbättras på två tiår. Snarare tvärt emot. Vi chefer spenderar alltså stor del av vår (och medarbetarnas arbetstid) på dårliga möten och ännu gör vi inget åt det! Vi som har både makten och ansvaret. Visst är det mycket besynnerligt? Det finns dock några möjliga förklaringar till att vi beter oss så oförståligt:

Vi älskar möten – i varje fall omedvetet
Människan är flockdjur och vi gillar varken att arbeta eller känna oss ensamma och oinformerade. Möten erbjuder social interaktion, att alla kommer med i ”loopen” och sist men inte minst så ger vissa möten en särskild status. Tänk exempelvis ledningsgruppsmöten.

Möteskostnaden är otydlig
Ni är en ledningsgrupp på 8 personer, ni har snittlön på 50 000 sek i månaden och ni har 3 t ledningsgruppmöte varje vecka. Era ledningsgruppsmöten kostar då verksamheten cirka ½ miljon sek per år, så visst vore det bra om ni kunde räkna hem den investeringen? Alternativt om du och chefskollegorna kompenserar dårliga möten med att ni arbetar mera så kostar ledningsgruppsmötena varje chef 2,6 dygn / 63 timmar av deras fritid varje år. Då är bara ledningsgruppsmötena inräknade och du har ytterligare 12-17 mötestimmar per vecka varav hälften du anser är spilltid!

Vi är rädda för att säga ifrån
Jag möter ofta chefer som upplever frustration över all tid som går åt i meningslösa möten. Min fråga brukar vara vad de gör åt det, och då får jag som oftast (men inte alltid!) antingen svaret ”inget” eller ”jag plockar upp mobilen eller laptop’en och arbetar”. Båda responsen visar på att en del chefer anser att ansvaret för effektiva möten enbart ligger hos mötesledaren. Som chefer och arbetsgivarens representanter är vi dock alla ansvariga för hur företaget spenderar sina resurser. Tar vi i betraktning vår förebildsroll kan vi även utgå ifrån om vi gör inget eller pillar på elektroniken när vi är missnöjda med ett möte, så gör sannolikt våra medarbetare precis det samma.

Det är i åtminstone bättre att göra ”inget” än att plocka med mobil och dator. Jag är 70-talist och inte 70, men jag är stark motståndare av mobiler och laptops i möten! Vår hjärna är den samma idag som för 50 000 år sedan och vi kan fortfarande bara koncentrera oss om en sak i taget. All forskning visar att ingen som ägnar sig åt dator eller mobil på möten är närvarande i mötet. Dessutom påverkar en persons mobil- och datorpillande under möten även mötesledaren och kollegorna negativt.

”Att använda mobilen under ett möte är vansinnigt pinsamt. Det du indirekt säger är; du är så tråkig att jag prioriterar min mobiltelefon. Oavsett om du bara lägger upp den på bordet framför dig eller sneglar på den sänder det ut budskapet om att du hellre skulle vilja vara någon annanstans”.

Magdalena Ribbing, Etikett på jobbet: Bra att veta på kontoret

Att som chef se till att vi får bra och effektiva möten är win-win-win (chef, medarbetare och verksamhet). Kanske vägen dit är att vi inleder varje möte med följande: ”Detta möte kostar verksamheten 12 000 sek alternativ 1,5 timmes mindre fritid per person”. Visst skulle det öka sannolikheten för att vi vågar säga ifrån?

En som aldrig tillät ett enda ineffektivt möte måste ha varit den just avlidna chefen Margaret Thatcher. Se det otroligt roliga klippet där Stina Dabrowski försöker få Thatcher att hoppa för att ”visa en annan sida av sin personlighet”. En person som inte var rädd för att säga ifrån.
 

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du Vibekes blogg direkt i din mejl varje onsdag.

• Dela