• Av Vibeke Pålhaugen
• Skriven 06/06 2018 kl 08:14 -

Av alla chefsuppdragets svårigheter måste detta ändå vara det mest udda

Det i grunden ljuvliga chefsuppdraget bjuder i ärlighetens namn på en hel del rejäla surdegar, allehanda motgångar och knepiga utmaningar. Och på topplistan för chefsuppdragets minussidor finns något så tillsynes oskyldigt som ”möten”. Är inte det udda? Och jämfört med alla magklumpsframkallande svårigheter som kommer över chefsbordet, hur kan denna innerliga plåga vara så omöjlig att krossa?

Jobbmöten har ökat i både längd och frekvens de senaste 50 åren. Medan en chef på 60-talet spenderade omkring 10 timmar per vecka i möten, så lägger vi chefer idag i genomsnitt 23. Och då inkluderas inte spontanmöten, bara möten inbokade i kalendern. 

Siffrorna ovan är från en av många studier i ämnet ”chefer fångade i mötesträsket”, och sannolikt känner du igen dig. Men den 230-procentiga mötestillväxten säger egentligen inte så mycket, det bekymmersamma är att den stora majoriteten (70–80 procent) chefer upplever att alla dessa mötestimmar 

• gör att de inte hinner med eget arbete 
• blir på bekostnad av eftertanke och reflektion
• generellt är oproduktiva och ineffektiva.

När det gäller jobbmöten råder det ingen tvekan om att ”det var bättre förr”, som på 60-talet då cheferna begränsade sig till 10 timmar per vecka. Hur lyckades de då, när majoriteten av oss chefer tycks oförmögna idag? 60-talet var före min tid, men om jag går till 60-talets überchef Don Draper i den hyllade tv-serien Mad Men så noterar jag tre framgångsfaktorer: 

Möten är inte målet

Dons möten varar maximalt 7 minuter. De genomförs ofta stående vilket ger känslan av att mötet är en kort nödvändighet innan man går iväg för att göra något viktigare; nämligen jobba. I dagens arbetsliv har det enligt majoriteten chefer blivit tvärt om; vi försöker fragmentariskt att jobba de korta stunder som erbjuds mellan möten. 

Krav på vettig agenda och effektivt genomförande

Don vänder på klacken och lämnar alla möten/samtal som har ärenden på agendan som han inte tycker är av rätt eller tillräcklig dignitet. Hans chefskollegor sitter oftast kvar kring konferensbordet och diskuterar vidare, men Don har lämnat dem med den tärande känslan av att de lägger tid på helt fel saker. I dagens arbetsliv har vi chefer fått lära oss att ställa krav på såväl vettig agenda som effektivt genomförande. Utmaningen är att som Don faktiskt göra det. 

All tid till kund 

Don funderar inte någon längre stund på annat än kunderna, och olika kreativa reklamupplägg. Interna angelägenheter går snabbt till beslut. Fem minuter efter att han har fått information om att ekonomidirektör Lane har stulit pengar från företaget har Don gett honom sparken, och han återgår omedelbart till (kund)jobbet igen. (Lane tar sitt liv dagen efter så Don missade den viktiga mötesuppföljningen efter svåra samtal – så perfekt är han visserligen inte). 

I dagens arbetsliv är allahanda möten kring interna angelägenheter ytterst vanliga och allt mindre tid blir över till att jobba mot och fokusera på kund.

Jag som umgås med chefer hela dagarna vet med säkerhet att chefer vardagligen löser avsevärt mycket knepigare svårigheter än det tärande mötesträsket. Så vad är det som hindrar oss från att lindra plågan? Enligt forskning ligger förklaringen i vår oförmåga/ovilja/olust att tacka nej när någon bjuder in. Vi låter andra fylla våra almanackor med oproduktiva och ineffektiva grejer för att vi vill bli omtyckta, vi vill uppfattas som lagspelare, vi är rädda att missa om det händer stora grejer på mötet (vilket aldrig inträffar) och sist men inte minst så vill vi inte göra någon ledsen genom att säga nej. 

Om detta är helt naturliga och mänskliga drivkrafter, hur kommer det sig att det var så tillsynes lätt för Don Draper? Jo, förklaringen ligger i vem det var Don tyckte det var svårt och nästintill omöjligt att säga nej till; nämligen kunden. För att kunna lägga så mycket arbetstid och fokus som möjligt på kund, blev det enkelt för Don att säga en hel del nej till kollegorna. Och jag tror att lösningen på mötesträsket finns just här. Att vi påminner oss och våra organisationer om att vi inte går till jobbet för kollegornas skull, men för kundens/uppdragsgivarens/klientens. Vår borde vara att inte göra dem ledsna. 

Vill du få några konkreta tips på hur du av olika skäl, vänligt och hövligt kan tacka nej till mötesinbjudningar – kolla gärna artikeln 5 Ways to Say No to a Meeting (Without Annoying Anyone).

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du Vibekes blogg direkt i din mejl varje onsdag.

• Dela