• Av Vibeke Pålhaugen
• Skriven 02/27 2020 kl 08:40 -

Kvävande chefer har fått medarbetarna att längta tillbaka till kontoret

1Uppmaningen att tvätta händerna och nysa i armvecket är bara början av åtgärder som chefer nu vidtar för att hindra spridningen av coronaviruset. Flera företag har ställt in konferenser och företagsevents, infört reserestriktioner, börjat med hälsoscanning av personal och besökare (infraröd kamera som avläser kroppstemperatur), infört stränga riktlinjer för besök och max-halvfulla-hissar-policy, samt ökat frekvensen och noggrannheten i lokalstädningen. Skiftscheman för kontorsarbetare har lanserats i syfte att begränsa antalet personer som arbetar samtidigt i det öppna kontorslandskapet, men vanligare är uppmaningen/direktivet till medarbetare och chefer att stanna hemma och arbeta på distans. 

Få verksamheter har en väletablerad kultur, rutin och riktlinjer för distansarbete. Och med respekt för de dystra omständigheterna välkomnar många tillfället att i stort omfång testa och göra distansarbete mer accepterat. Men att ta sig an uppgiften att leda på distans innebär nu för väldigt många chefer en utmaning, då man saknar större förberedelser och kompetens. Dessutom råder brist på teknologistöd och kunskap hos såväl chefer som medarbetare om hur man exempelvis genomför en videokonferens, delar filer på distans eller skapar gruppchatts med kollegorna. 

Blickar vi mot Kina som var först att utan förberedelser tvingas ta sig an distansarbetarexperimentet i episk skala, så har även bristen på förtroende för medarbetarna visat sig vara en stor utmaning. I en kultur där chefer normalt har mycket face-time med sina medarbetare har många produktivitetspressade kinesiska chefer brottats med att kunna lita på att distansarbetarna inte bara slappar där hemma. Det har berättats om chefer som kräver att medarbetarna skickar en selfie varje halvtimme, om ”hitta-min-medarbetare”-tracking, svarstid på 10 minuter på alla mejl/chats, videomöten klockan 09 och 18 varje dag och att medarbetarna skriver daglig loggbok. Att delta i en videokonferens i pyjamas kan tydligen också vara ett giltigt skäl för löneavdrag. Chefernas kvävande övervakning har fått många medarbetare att innerligt längta tillbaka till kontoret igen. 

I don’t even have time to have a coffee and meet friends now, after working from home for a week.” Beijing-baserad tech-medarbetare

Som chef kan det vara klokt att inte oroa sig så mycket över att medarbetarna ska tappa tempo och fokus där hemma. En Stanford University-studie har nämligen kommit fram till att distansarbetets ökade produktivitet jämfört med kontorsarbete är ekvivalent med en extra arbetsdag per vecka, samtidigt som sannolikheten för utbrändhet sjunker. Detta förutsätter självklart att chefer leder på distans på rätt sätt. Nedan några tips och lästips:

1) Gör dig bekant med distansarbetets utmaningar

Anställdas största utmaningar när de arbetar på distans är att förmå ”logga ut” från jobbet efter arbetsdagen, ensamhet, kommunikation och samarbete med kollegorna samt att hålla sig motiverad. 

2) Var övertydlig med dina förväntningar

Klargör dina förväntningar, ge rimlig arbetsbelastning med tydliga parametrar och deadlines, kom överens om löpande rapportering och responstider, samt boka in regelbundna avstämningar kring eventuella resursbehov och arbetets fortgång.   

3) För dialog kring och hitta individuella lösningar

En del jobbar bäst 09–17 medan andra är som mest effektiva tidig morgon eller sen eftermiddag. Några kommer känna sig ensamma och andra kommer trivas med ett mindre socialt umgänge. Vissa kommer klara att reglera sin arbetstid bra, medan andra kommer behöver stöd att sätta gränser. För en dialog med medarbetarna om vad som blir den bästa matchen mellan individens och verksamhetens behov. 

4) Håll löpande kontakt och boka in regelbundna videomöten

5) Använd teknologi för att underlätta vardagskommunikationen och att bygga team

6) Lita på medarbetarna och teamet

Bekämpa oron för att arbetet inte kommer bli gjort (lika effektivt som på kontoret) och mota micromanagementet i grind genom att klargöra dina förväntningar (punkt 2), samt ta fram tydliga riktlinjer för distansarbetet. Exempelvis att mejl ska besvaras inom 24 timmar, att inte använda textkommunikation eller ringa samtal i jobbärenden efter klockan 17 och att ringa i stället för att mejla i brådskande ärenden. 

Ytterligare lästips på ämnet Leda medarbetare på distans:

Manage remote workers, Gallup
Top 15 tips to effectively manage remote workers, Forbes
Helping Remote Workers Avoid Loneliness and Burnout, Harvard Business Review

Som prenumerant på Chefshusets nyhetsbrev får du Vibekes blogg direkt i din mejl varje onsdag.

• Dela